Hakkımızda

ORTA DOĞU TEKNİK ÜNİVERSİTESİ
EVRAK VE ARŞİV MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV TANIMI

26.12.2007 tarihli ve 26738 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi kapsamında hazırlanmıştır.

Görevin Tanımı:
Orta Doğu Teknik Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkeler doğrultusunda; Evrak ve Arşiv Müdürlüğü’nün görev alanı ile ilgili tüm iş ve işlemlerin, faaliyetlerin etkinlik, verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla çalışmalar yapmak, planlamak, yönlendirmek, koordine etmek ve denetlemek, müdürlüğün bünyesinde bulunan tüm iş akış şemalarını, görev tanımlarını belirlemek, personel ayrımı yapmaksızın güvenli ve huzurlu iş ortamı yaratmak, yapılan işlerin kontrolünü ve denetlenmesini sağlamak, üst birimlerle diyaloga geçerek müdürlüğün ihtiyaçlarını, sorunlarını bildirmek, gidermek vb. işlemleri mevzuatta belirtilen şekilde yürütmek.

Müdürlüğümüzün görevi, ODTÜ dışından ve içinden gelen evrakları ilgili birimlere iletmek, kurum dışına gönderilecek resmî evrakların alıcı kurumlara gönderimini sağlamak ve kurum arşiv işlemlerinde birimlere destek vermektir.

ŞUBE MÜDÜRÜ

Köksal Sağdıç
Dahili: 2110
Email:ksagdic@metu.edu.tr

Görevleri:

• Üniversitemizin vizyon, misyon ve etik kurallara bağlı faaliyet göstermesine katkıda bulunmak,
• Müdürlük personeli arasında iş bölümünü sağlamak, gerekli denetimi ve gözetimi yapmak,
• Görevleriyle ilgili toplantılara katılmak,
• Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) kurum işlem yetkilisi olarak Üniversite dışından gelen ve Üniversite dışına gidecek olan KEP’lerin iletimini sağlamak,

• Üniversite üst yöneticilerine gelen evrakları görev dağılımına göre ilgili yöneticiye havalesini yapmak.

   

GENEL EVRAK OFİSİ

Görevleri:

• Rektör, Rektör Yardımcıları, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcılarına havale edilen yazıları tarayarak EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) ile kayıt altına almak,
• Üniversitemiz içinden ve dışından gelen evrakları EBYS ile kayıt altına alarak ilgili birimlere (Fakülteler, Enstitüler, Merkezler, Daire başkanlıkları, Müdürlükler) sevk etmek,
• Üniversite birimlerinden gelen kurum dışına gönderilecek yurt içi ve yurt dışı postaları kayıt altına alarak PTT şubesine teslim etmek,
• Üniversitemiz birimlerine Birim Kimlik Kodları alma/değiştirme/iptal etme işlemlerini yapmak,
• Gizli ve süreli evrakların zamanında ilgili birimlere ulaşmasını sağlamak,
• Üniversitemiz birimlerinden gelen evrak suretlerinin ilgili birimlere göre tasnifini yaparak dosyalamak.

İletişim Ofisi

Görevleri:

• Genel Evrak Ofisi'nden fiziksel ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ile gönderilen evrakların görev dağılımına göre Rektör, Rektör Yardımcıları, Rektör Danışmanları, Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcılarına iletimini sağlamak,

• KEP ile havale edilen yazıların üst yönetime iletimini sağlamak,

• EBYS ortamına aktarılarak üst yönetime sunulan evrakların fiziksel dokümanlarını dosyalamak.

 Dağıtım Ofisi

Görevleri:

• PTT ve özel kargo şirketlerinden Müdürlüğümüze gelen posta/kargoların, üniversite birimlerinin birbirleriyle karşılıklı olarak gönderdiği kayıtsız evraklar ve onay alma duyurularının posta kutularına birim bazında tasnifini yapmak, taahhütlü ve kayıtlı teslim alınmış evrak ve postaların birimlere göre kaydını yaparak imza karşılığında teslimini gerçekleştirmek,

• Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) işlem yetkilisi olarak, üniversite dışından gelen ve üniversite dışına gönderilecek olan KEP'lerin iletimini sağlamak.

  Destek Personeli

Görevleri:

• Müdürlüğümüz ofislerinin genel temizliğini ve düzenini sağlamak,

• Genel Evrak Ofisi ve İletişim Şefliği tarafından EBYS ile kayıt altına alınan evrakların asıllarını PTT şubesine ve kampüs içi birimlere zimmet karşılığında teslim etmek.